Faktury online - kompleksowy poradnik

W jaki sposób powstają faktury online? Przepisy wskazują, że format elektroniczny faktur uzyskuje się w dowolny sposób, którego efektem jest plik cyfrowy. Może to być zatem obraz zeskanowanej faktury papierowej - pod warunkiem, że do obrotu nie została wprowadzona jej papierowa wersja, a także faktura w formacie .PDF, .DOC i .XML. Najprościej oczywiście wykorzystać specjalny program do wystawiania faktur.

Faktury elektroniczne, znane także jako e-faktury, stanowią cyfrowy odpowiednik tradycyjnych faktur papierowych. Zamiast być drukowanymi i przesyłanymi w formie fizycznej, e-faktury są generowane, wysyłane i przechowywane w postaci elektronicznej. Ta forma rozliczeń staje się coraz bardziej powszechna, przynosząc wiele korzyści dla biznesu i środowiska naturalnego. W porównaniu z fakturami papierowymi, e-faktury są bardziej przyjazne dla środowiska, zmniejszając zużycie papieru i emisję CO2 związaną z transportem. Wiele krajów wprowadziło przepisy regulujące korzystanie z faktur elektronicznych, aby zwiększyć efektywność i promować cyfryzację w biznesie.

Handel towarami i usługami w Polsce (i w innych krajach UE) podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, czyli podatkiem od wartości dodanej. Z tego powodu, od każdej transakcji kupna i sprzedaży towarów i usług (o ile nie jest objęta zwolnieniem z VAT), jest pobierana określona ustawowo danina. Faktura VAT pełni rolę dokumentu księgowego, który potwierdza dokonanie transakcji i stanowi podstawę do obliczenia i rozliczenia podatku VAT. To właśnie na sprzedawcy spoczywa obowiązek uiszczenia podatku od towarów i usług oraz na nabywcy możliwość odliczenia tego podatku. Jednakże korzyść ze zwrotu VAT przysługuje wyłącznie aktywnym podatnikom VAT. Choć faktura może być wystawiona na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, to jednak tylko na ich wyraźne żądanie.

Obowiązek wystawienia faktur VAT spoczywa na osobach prowadzących działalność gospodarczą, które zajmują się dostarczaniem towarów lub świadczeniem usług i są zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT. To oznacza, że każda transakcja, czy to sprzedaż produktu, czy wykonanie usługi, musi być udokumentowana poprzez wystawienie faktury VAT. Zwykle fakturę tę wystawia sam sprzedawca lub usługodawca jako potwierdzenie transakcji, chociaż istnieją pewne wyjątki od tej zasady.

Jeśli w danej firmie wykorzystywany jest program do faktur, umożliwiający wystawianie faktur i wystawianie dokumentów kosztowych, przedsiębiorca nie musi obawiać się o zgodność danych. Po wybraniu odpowiedniego wariantu aplikacja sama podstawi właściwe pola, zgodnie z tym, jakie dane na fakturze VAT powinny się znaleźć. Poniżej jednak, dla przypomnienia, wskazujemy, jakie są to dane.

Przedsiębiorca ma obowiązek umieszczenia na fakturze danych określonych w art. 106e ustawy o VAT, takich jak data wystawienia, numer identyfikacyjny faktury, dane podatnika i nabywcy, informacje identyfikujące podatnika i nabywcę dla celów podatkowych, data dostawy towarów lub wykonania usługi, nazwa towaru lub usługi, ilość, cena jednostkowa netto, wartość sprzedaży netto, stawka podatku, kwota podatku oraz suma należności ogółem.

Aby mówić o fakturze elektronicznej czy też fakturze online, dodatkowo musi ona zostać wystawiona i otrzymana w formie elektronicznej, w dowolnym formacie, spełniając jednocześnie warunki autentyczności, integralności i czytelności. W przypadku faktury elektronicznej dodatkowo muszą być spełnione warunki zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności dokumentu.

W zależności od potrzeb przedsiębiorca może wystawiać różne rodzaje faktur. Za podstawową przyjmuje się oczywiście fakturę VAT.

Faktura VAT jest kluczowym dokumentem w działalności przedsiębiorców, którzy są aktywnymi podatnikami VAT. Stanowi on potwierdzenie transakcji sprzedaży, zawierając obowiązkowe informacje przewidziane przez ustawodawcę, a także ma znaczenie dla konsekwencji podatkowych, takich jak zwroty podatku i specjalne zasady, na przykład "odwrotne obciążenie".

W obszarze fakturowania online wyróżniamy także:

• faktury zaliczkowe
  Faktura zaliczkowa jest dokumentem potwierdzającym otrzymanie zaliczki za przyszłą dostawę towarów lub świadczenie usług. Może ona uwzględniać część lub całość wcześniej wpłaconych środków. Koniecznym uzupełnieniem faktury zaliczkowej jest faktura końcowa, stwierdzająca wykonanie usługi lub dostawę towarów. W przypadku gdy faktura zaliczkowa obejmuje część ustalonej kwoty, faktura końcowa informuje o pozostałej do uregulowania sumie.
• faktury VAT marża
  Faktura VAT marża jest specjalnym rodzajem faktury stosowanym do rozliczenia podatku VAT od odsprzedaży używanych towarów. W przypadku gdy przedsiębiorca nabywa towar od osoby, która nie jest podatnikiem VAT, podatek naliczany jest od uzyskanego zysku, a nie od całej wartości sprzedaży.
• faktury VAT RR
  Faktura VAT RR umożliwia przedsiębiorcy samofakturowanie w przypadku nabywania produktów rolnych od rolników rozliczających się na zasadach ryczałtu. Wartość faktury VAT RR obejmuje należny VAT i jest rozliczana brutto, a sam dokument wręczany jest lub przesyłany dostawcy. Samofakturowanie polega na wystawieniu faktury przez przedsiębiorcę samemu sobie, zgodnie z zgodą dostawcy.
• faktury proforma
  Faktura proforma nie stanowi dokumentu prawnego ani księgowego. Jej funkcją jest jedynie udzielenie informacji o warunkach transakcji, terminach płatności, stronach transakcji oraz kwocie podatku. Nie jest obowiązkowa, ale może być wykorzystywana do przedstawienia warunków transakcji przed jej dokonaniem. Jeśli jednak zostanie wystawiona, powinna być to zrobić przed dokonaniem transakcji, a nie po otrzymaniu płatności.
• faktury cykliczne
  Faktury cykliczne są rozwiązaniem przeznaczonym głównie dla firm, które regularnie wystawiają te same dokumenty dla swoich klientów, np. faktury abonamentowe.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, podatnik jest odpowiedzialny za zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury elektronicznej. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy, albo osoby wystawiającej fakturę.

Integralność treści oznacza, że dane w fakturze nie zostały zmienione w sposób niezgodny z jej zawartością. Aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury elektronicznej, można zastosować różnorodne kontrole biznesowe, które tworzą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub usług. Ponadto, ustawodawca wymienia także przykładowe metody, takie jak możliwość stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego z ważnym kwalifikowanym certyfikatem, oraz możliwość korzystania z elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową opartą na europejskim modelu wymiany danych elektronicznych, pod warunkiem przestrzegania procedur zapewniających autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.